Internationales Symposium

Projektbeschreibung

Zeitraum: 8 Monate
Ort: Zentrale des Konzerns
Dauer: 2 Tage
Teilnehmer: 350, international
Foren: 3 parallele Foren, 2 Keynotespeaker
Sprache: deutsch, englisch
Ausstellung: begleitend, mit 10-15 Ausstellern
Rahmen: begleitende Abendveranstaltung

Kundenprofil

Namhafter internationaler Konzern, der Kunden im Bereich IT und TK betreut. Ein Teil des Portfolios beinhaltet die Beratung und Implementierung von SAP- Lösungen. Die SAP-Berater sind organisatorisch in verschiedenen Themen- und Branchen-Einheiten angesiedelt.

Aufgabenstellung

Konzeption eines Kongresses als Zusammenführung zweier existierender und etablierter Veranstaltungen. Zielgruppe sind einerseits die SAP-Berater des Konzerns, andererseits die SAP-Anwender bzw. Entscheider großer Kunden. Erarbeitung eines Veranstaltungskonzeptes unter Einbeziehung der Großsponsoren. Gewinnung von weiteren Sponsoren und Ausstellern für die begleitende Veranstaltung.

Projektziele

Wissenstransfer und Informationsaustausch zum Thema SAP innerhalb des Konzerns, Gewinnung von Synergien sowie Unterstützung der internationalen Netzwerkbildung. Etablierung des Kongresses als Informationsplattform bei den bisherigen Teilnehmern, Gewinnung neuer Teilnehmer durch neues Konzept und zugkräftiger Keynotespeaker. Internationalisierung des Kongresses durch Einbeziehung der Landesgesellschaften.

Umsetzung

Erstellung eines Veranstaltungskonzeptes und Bildung eines Projektteams. Erarbeitung eines Konzepts zur Gewinnung von externen und internen Sponsoren, Erarbeitung eines Konzepts für die begleitende Ausstellung. Moderation der Team-Sitzungen und Projektleitung der operativen Maßnahmen. Projektleitung der operativen Maßnahmen: Konzeption der Agenda, Referentenrecherche und Betreuung, Verhandlungen Keynotespeaker, Konzeption und Koordination, Einladungsprocedere, Teilnehmermanagement inkl. Hotelbuchungen, Veranstaltungstechnik & Logistik, Catering & Dekoration, Give aways, Moderatoren, Hostessen, Handouts, Evaluierung und Auswertung des Feedback, Konzeption und Umsetzung der Abendveranstaltung, Koordinierung der begleitenden Ausstellung.

Ergebnis

Die Kombination aus Informationen der SAP sowie internen Projektberichten war ein großer Erfolg, die Veranstaltung wurde als Informations- und Networkingplattform gut angenommen: Die Veranstaltung etablierte sich als jährlich wiederkehrende Veranstaltung mit internationaler Ausrichtung sowie einem vierten Forum und jeweils ca. 400 Teilnehmern. Zahlreiche Kontakte zwischen verschiedenen Einheiten sowie den Landesgesellschaften entstanden als Initiator für gemeinsame Projekte.